tiedonhallinta

Tiedonhallinta on suunnitelmallinen lähestymistapa organisaation tiedon hallintaan, jonka tavoitteena on tunnistaa tiedon arvo ja varmistaa sen käytettävyys koko tiedon elinkaaren ajan. Se tukee päätöksentekoa, operatiivista tehokkuutta sekä organisaation riskien hallintaa ja varmistaa, että tieto on laadukasta, helposti löydettävissä ja lainmukaisesti hallinnoitua.

Keskeisiä osa-alueita ovat tiedonhallintastrategia ja hallintamalli (tiedon omistajuus, vastuut, ohjeistot), tiedon luokittelu ja luokitus (metatiedot), tietoturva ja yksityisyyden suoja, tiedon laadun varmistaminen sekä tiedon elinkaarihallinta (luominen, tallennus, käyttö, jakaminen, arkistointi, tuhoaminen). Näille alueille luodaan käytännön prosessit, kuten luokituspolut, säilytysajat ja käyttöoikeudet.

Tiedonhallinnan toteutuksessa ovat keskeisiä roolit ja päätöksentekorakenteet: tiedon omistajat, tietohallinnon ja arkkitehtuurin keinot, sekä liiketoimintayksiköiden ja IT:n yhteistyö. Organisaatio määrittää politiikat, standardit ja vaatimukset sekä seuraa niiden noudattamista ja tiedon tilaa.

Teknologian osalta tiedonhallinnassa hyödynnetään muun muassa sähköisiä asiakirjahallintajärjestelmiä (ECM/DMS), datakatalogeja sekä metatietojenhallintaa, joita täydentävät haku- ja analytiikkatyökalut. Tiedot voivat sijaita sekä on premises että pilvessä, ja järjestelmien yhteentoimivuus sekä tiedon siirrettävyys ovat keskeisiä vaatimuksia.

Tiedonhallinta parantaa päätöksentekoa, helpottaa noudattamista lainsäädäntöön sekä sisäisiin ohjeisiin ja vähentää riskejä. Se voi lisätä operatiivista tehokkuutta ja kustannussäästöjä. Haasteina ovat tiedon siiloutuminen, datan laatuongelmat, muutosvastarinta sekä monimutkaiset säädökset ja yksityisyyden suojaan liittyvät vaatimukset.