Cijferregistratie

Cijferregistratie is het systematisch vastleggen en beheren van cijfers die studenten behalen voor evaluaties zoals tentamens, opdrachten en practica. Het doel is een betrouwbare basis te bieden voor voortgang, diplomering en kwaliteitszorg binnen een onderwijsinstelling. Cijferregistratie vindt plaats in diverse onderwijssectoren, van basis- en voortgezet onderwijs tot mbo, hbo en universitair onderwijs, en gebeurt meestal digitaal via een studentinformatiesysteem (SIS) of geïntegreerde leeromgeving.

Een registratiesysteem bevat doorgaans gegevens zoals: studentidentificatie (studentnummer), cursus- of modulecode, beoordelingsvorm, datum van beoordeling, behaalde cijfer, eventuele wegingen en het eindcijfer, plus de status (zoals behaald of nog in behandeling) en opmerkingen. Het proces omvat invoer door bevoegde docenten of beoordelaars, validatie en controle op consistentie, berekening van eindcijfers volgens vastgesteld beleid, en publicatie van de resultaten in het studentenportaal. Uiteindelijk worden cijfers opgenomen in officiële documenten zoals cijferlijsten en transcripties.

Privacy en beveiliging zijn essentieel: strikt beperkte toegang tot cijfers, audit trails van wijzigingen, en naleving van privacywetgeving zoals de AVG/GDPR en relevante onderwijswetgeving. Dataretentiebeleid bepaalt hoelang cijfers bewaard blijven en wanneer gegevens worden verwijderd of gearchiveerd. Kwaliteitszorg omvat controles op juistheid, reconciliaties tussen systemen en periodieke audits om discrepanties op te sporen.

Technisch worden cijferregistraties vaak beheerd in een Student Information System, eventueel in combinatie met een Learning Management System en andere administratieve modules. Cijferregistratie is cruciaal voor diplomering, toelating tot vervolgopleidingen, studiebeursdistributie en het evalueren van onderwijsprogramma's.