Catalogiseren

Catalogiseren is het proces van het systematisch beschrijven en ordenen van goederen, documenten of digitale items zodat ze vindbaar en herbruikbaar zijn. Het omvat het opzetten van beschrijvende records, het toewijzen van metadata en het plaatsen in een catalogus of database. Toepassingsgebieden zijn onder meer bibliotheken, archieven, musea en digitale repositories, maar ook commerciële productcatalogi en e-commerceplatforms.

Het doel van catalogiseren is de vindbaarheid en interoperabiliteit van informatie te vergroten, evenals het waarborgen van langdurige toegankelijkheid. Belangrijke principes zijn consistente beschrijving, toewijzing van unieke identificatoren en het gebruik van controlled vocabularies om synoniemen en verwante termen te beheersen. De metadata dienen zoveel mogelijk semantisch geschikt te zijn en hergebruik door derden mogelijk te maken.

Methoden en standaarden variëren per context, maar veelvoorkomende elementen zijn beschrijvingsregels, metadata-standaarden en classificatiesystemen. Bibliotheekcatalogi gebruiken bijvoorbeeld beschrijvingsregels zoals RDA of AACR2, meta-standaarden zoals MARC en Dublin Core, en classificatiesystemen als Dewey of UDC. Modellen zoals FRBR en FRAD helpen bij het definiëren van relaties tussen werken, uitgaven en items. Authority control zorgt voor eenduidige namen en termen.

Het proces omvat het verzamelen van relevante informatie over een item, het opstellen van een beschrijving, het toewijzen van relevante trefwoorden en classificatie, en het beschikbaar stellen van de catalogus aan gebruikers. In digitale omgevingen is interoperabiliteit essentieel, met exportformaten als MARC/XML, Dublin Core en JSON-LD, en het gebruik van persistent identifiers zoals ISBN en DOI.

Uitdagingen bij catalogiseren zijn metadata-kwaliteit, multilingualiteit, interoperabiliteit tussen systemen en de digitalisering en conservering van digitaal erfgoed. Moderne ontwikkelingen richten zich op automatisering, linked data en verbeterde zoekfuncties.