Büroarchive

Büroarchive bezeichnet in deutschsprachigen Geschäftsumgebungen die systematische Sammlung, Aufbewahrung und Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten eines Unternehmens. Es umfasst sowohl physische Akten in Archivräumen als auch elektronische Dokumente in digitalen Speichern. Ziel ist der sichere Zugriff, die Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Bestandteile: Physische Archive bestehen aus Akten, Aktenordnern, Aktenregistern; elektronische Archive aus Dokumentenmanagementsystemen, E-Mails, gescannten Belegen. Häufig kommt ein Aktenplan zum Einsatz, der Materialien nach Funktion, Abteilung und Aufbewahrungsfristen gliedert.

Verwaltungsprozesse: Typische Abläufe umfassen die Erfassung neuer Belege, Klassifikation und Indexierung, Festlegung von Metadaten, revisionssichere Lagerung, regelmäßige Backups und Zugriffskontrollen. Die Aufbewahrung richtet sich nach Retentionsfristen; am Ende der Fristen werden Unterlagen sicher vernichtet oder archiviert. Such- und Retrieval-Funktionen ermöglichen schnelles Auffinden.

Technik und Digitalisierung: Scannen, OCR und Metadaten verbessern die Durchsuchbarkeit. Dokumentenmanagementsysteme, Cloud- oder On-Premise-Lösungen, Langzeitspeicherformate und regelmäßige Migrationen sind gängige Bestandteile moderner Büroarchive. Sicherheits- und Datenschutzaspekte umfassen Zugriffskontrollen, Audit-Protokolle und Verschlüsselung.

Rechtlicher Rahmen: In Deutschland beeinflussen GoBD, HGB, AO und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen die Büroarchive. Datenschutzvorgaben nach DSGVO gelten für personenbezogene Daten. Unternehmen müssen ordnungsgemäß vernichten oder archivieren und dokumentieren Entscheidungen zur Aufbewahrung und Löschung.