Bewaarplichten

Bewaarplichten zijn wettelijke plichten die bepalen dat bepaalde documenten en gegevens bewaard moeten blijven voor een vastgestelde periode. Het doel is om verifieerbare informatie te kunnen overleggen bij controles, audits of rechtsprocedures, en om te voldoen aan administratieve en financiële vereisten.

De draagwijdte van bewaarplichten verschilt per rechtsgebied en per sector. Veel voorkomende domeinen waar bewaarplichten van toepassing zijn, zijn fiscale administratie, financiële verslaglegging, loon- en arbeidsadministratie, en wettelijke verplichtingen op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid. De exacte termijn kan per type document en per regelgeving verschillen.

In de Nederlandse praktijk is de fiscale bewaarplicht bijvoorbeeld gericht op het bewaren van financiële en fiscale documenten voor een langgerekte periode, doorgaans zeven jaar. Dit omvat onder meer facturen, bankafschriften en loonadministratie. Het doel is om bij belastingcontroles of audits voldoende bewijs te kunnen leveren over de aangegeven cijfers. Ook bedrijfsboekhouding en jaarrekening vallen onder bewaartermijnen die doorgaans samenhangen met fiscale en wettelijke vereisten.

Non-compliance kan leiden tot sancties, fiscale correcties of juridische consequenties. Daarom worden bewaarplichten vaak ondersteund door interne beleidsregels zoals een bewaarraamwerk of retention schedule, en door digitale archivering met toegankelijke en secure opslag. Daarbij moet rekening worden gehouden met privacywetgeving (zoals AVG/GDPR) en de rechten van betrokkenen bij het bewaren van persoonsgegevens.

Praktisch advies omvat het ontwerp van duidelijke bewaartermijnen, periodieke controle van archieven, en verantwoord vernietigingsbeleid zodra de wettelijke termijn is verstreken.