Besluitdocumentatie

Besluitdocumentatie is de verzameling van documenten die het besluitvormingsproces rondom een bestuurlijke beslissing vastlegt. Het doel van besluitdocumentatie is het waarborgen van rechtsbescherming, transparantie en verantwoording, en het mogelijk maken van herleidbaar wat de motieven en afwegingen van het besluit waren. De documentatie omvat zowel de juridische basis als de inhoudelijke onderbouwing van het besluit, de relevante feiten en context, de afwegingen tussen betrokken belangen, de verschillende gekozen opties en de motivatie voor de uiteindelijke keus. Daarnaast bevat het de adviezen van interne en externe adviesinstanties, zienswijzen van stakeholders, en de concepttekst en de uiteindelijke besluittekst, inclusief toelichtingen, uitvoeringsmaatregelen en eventuele implementatieplannen. Ook financiële impact, risico’s en toezicht- of evaluatiekaders behoren vaak tot de besluitdocumentatie.

Inhoudelijk type documenten zijn onder meer notulen, memo’s, conceptbesluiten, formele adviezen, kostenramingen, risicobeoordelingen en relevante correspondentie. De besluitdocumentatie kan ook bestaan uit uitvoeringsregels, beleidskaders en bijlagen die voor de uitvoering nodig zijn.

Toegankelijkheid en bewaartermijnen: besluitdocumentatie kan onderworpen zijn aan openbaarheid van bestuur, conform de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of soortgelijke regelgeving, tenzij er gegronde vertrouwelijkheids- of veiligheidsclaims bestaan. Bewaartermijnen worden vastgesteld door de archiefwet en het beleid van de organisatie. Kwaliteitseisen omvatten duidelijke structuur, versiebeheer, datum- en autorisatiegegevens en traceerbaarheid. Het toepassingsveld strekt zich uit over nationale en lokale overheden en hun onderscheiden besluiten.