Archivierungskonzept

Ein Archivierungskonzept ist ein planungsdokument, das festlegt, wie Informationen dauerhaft geschaffen, gespeichert, geschützt und zugänglich gemacht werden. Ziel ist eine rechtskonforme, wirtschaftliche und langfristig nutzbare Aufbewahrung relevanter Informationsbestände.

Es definiert Geltungsbereich, Aufbewahrungsfristen, Rechts- und Compliance-Anforderungen, Klassifikations- und Metadatenmodelle, verwendete Dateiformate und Langzeitformate sowie Archivierungs- und Zugriffskonzepte. Weitere Inhalte sind Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen, Rollenverteilungen, Verantwortlichkeiten sowie Maßnahmen zur Integrität (Prüfsummen) und Verfügbarkeit.

Der Archivierungslebenszyklus umfasst Erfassung, Indizierung und Kategorisierung, Langzeitaufbewahrung, Migration von Formaten und Daten, Integritätsprüfungen, Zugriff und Retrieval, Löschung oder gesetzliche Vernichtung sowie Monitoring und Auditierung.

Technisch-organisatorisch wird eine Infrastruktur beschrieben, inklusive Speicher-, Backup- und Redundanzkonzepten, Revisionssicherheit (z. B. WORM), Langzeitformate, Metadata-Standards wie PREMIS, METS, Dublin Core, sowie Schnittstellen zu bestehenden Systemen (ECM, ERP). Das Konzept berücksichtigt einschlägige Standards wie ISO 15489 (Records Management) und, bei digitaler Langzeitarchivierung, das OAIS-Referenzmodell.

Für Umsetzung und Governance werden Rollen (Archivverantwortliche, Fachabteilungen, IT, Rechtsabteilung), Prozesse zur Erstellung, Prüfung und Änderung des Konzepts festgelegt. Es enthält auch Planungen zur Schulung, regelmäßigen Überprüfung, Auditierung und Anpassung an neue Rechtsanforderungen. Die Umsetzung erfolgt häufig phasenweise, beginnend mit Bestandsaufnahme, Policy-Entwicklung, Pilotbetrieb und schrittweitem Rollout.