Archiefgegevens

Archiefgegevens, ook wel archiefmetadata genoemd, zijn gegevens die archiefmateriaal en de context ervan beschrijven. Ze worden gebruikt om een fonds, collectie of afzonderlijke stukken te beschrijven en om ontdekking, toegankelijkheid, gebruik en langdurig behoud te ondersteunen. Archiefgegevens bevatten informatie over herkomst, inhoud, fysieke vorm en toegangsvoorwaarden, en zij linken records aan gerelateerde materialen en aan administratieve en archivistische processen.

Typische velden zijn: naam van de collectie, datering, vindplaats en herkomst, aard en beheer, omvang en fysieke of digitale vorm, taal, fysieke kenmerken, toestand, bewaartermijn, toegang- en gebruiksbeperkingen, relatie tussen stukken, identificatie- en referentiesystemen, en eventuele digitaliseringsstatus. Zij kunnen ook de context van totstandkoming, functie en de reikwijdte van de beschrijving en toewijzingsnummers bevatten.

Standards: Archiefgegevens worden vaak gestructureerd volgens internationale normen zoals ISAD(G) en ISAAR(CPF). Voor codering en uitwisseling wordt EAD veel gebruikt. In digitale omgevingen kan ook bewaarmetadata (preservatie metadata) van toepassing zijn.

Doel en gebruik: Archiefgegevens maken het mogelijk informatie te vinden en te interpreteren, waarborgen traceerbaarheid en authenticiteit, ondersteunen verantwoording en governance, en faciliteren digitalisering en langetermijnbehoud.