Arbeitszeitsysteme

Arbeitszeitsysteme sind Soft- und Hardwarelösungen, die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfassen, planen und abrechnen. Sie dienen der transparenten Zeiterfassung, der Schichtplanung und der Lohnabrechnung sowie der Bereitstellung von Daten für Personal- und Organisationsprozesse.

Sie unterscheiden sich nach Arbeitszeitmodellen, Erfassungsmethoden und Automatisierungsgrad. Typische Modelle sind Gleitzeit, Kernzeit und Vertrauensarbeitszeit, oft kombiniert mit Schichtplänen oder mobilem Arbeiten. Erfasst wird via Stundenzettel, Terminals, RFID-/Chipkarten, mobilen Apps oder automatisiert per PC. Moderne Systeme integrieren Planung, Abwesenheitsmanagement, Überstundenabrechnung und Payroll-Schnittstellen.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland: Das Arbeitszeitgesetz reguliert Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten. Seit 2023 besteht eine Pflicht zur verlässlichen Arbeitszeiterfassung, um Arbeitsstunden nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Erfassung muss datenschutzkonform erfolgen (DSGVO) und revisionssicher sein.

Nutzen und Herausforderungen: Zeitsysteme erhöhen Transparenz, verbessern Planbarkeit und faire Vergütung; sie unterstützen Audits und die Lohnabrechnung. Herausforderungen sind Datenschutz, Sicherheit, Kosten, Akzeptanz der Mitarbeitenden und die Integration in bestehende HR- und Lohnsysteme. Kriterien bei der Auswahl: Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Audit-Trails.

In der Praxis kommen neben reiner Zeiterfassung oft umfassende Workforce-Management-Lösungen zum Einsatz, die Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und Berichte umfassen.