Afspraakplanning

Afspraakplanning is het proces waarin afspraken tussen klant en aanbieder worden vastgesteld, gepland en beheerd. Het doel is tijdig en efficiënt tijdsloten toe te wijzen, rekening houdend met beschikbaarheid, prioriteit en benodigde resources. Het komt voor in vele sectoren, zoals gezondheidszorg, zakelijke dienstverlening, onderwijs en publieke dienstverlening.

Belangrijke stappen zijn: een verzoek of aanvraag ontvangen, beschikbaarheid controleren, voorstellen doen voor beschikbare tijdstippen, bevestiging van alle partijen, en het verzenden van herinneringen. Bij wijzigingen worden herplanningen of annuleringen uitgevoerd volgens vastgelegde regels. personeel en middelen moeten consistent beschikbaar blijven en no-shows of last-minute wijzigingen worden gemanaged.

Technologie en methoden: afwisseling tussen handmatige planning met kalender en notities, en geautomatiseerde online planningssystemen die beschikbaarheid, dubbele boekingen en meldingen kunnen afvangen. Veel systemen integreren met agenda's, e-mail of sms en ondersteunen terugkoppeling, herhaalde afspraken en herinneringen. Bij verwerking van persoonsgegevens gelden privacyregels zoals AVG/GDPR.

Voordelen zijn onder meer efficiënter gebruik van tijd en personeel, betere klanttevredenheid, minder dubbele boekingen en betere capaciteitplanning. Uitdagingen omvatten afhankelijkheid van actuele beschikbaarheid, no-shows, last-minute wijzigingen, variatie in digitale vaardigheden en zorgen over privacy en beveiliging.

Implementatie vereist duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, vastgestelde beleidsregels voor annulering en wijziging, en een keuze voor een passend planningssysteem. Succesvolle praktijken omvatten training, duidelijke communicatie, en monitoring van KPI's zoals no-show-percentage en doorlooptijd van afspraken.