Abrechnungssoftware

Abrechnungssoftware bezeichnet Softwarelösungen, die Buchführung, Rechnungsstellung, Belegverwaltung und damit verbundene Finanzprozesse in Unternehmen automatisieren. Sie richtet sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und Agenturen, kann aber auch in größeren Organisationen eingesetzt werden. Typische Einsatzbereiche sind die Erstellung von Angeboten und Rechnungen, das Verwalten von Kundendaten, das Nachverfolgen von Zahlungen, das Mahnwesen, Spesen- und Belegverwaltung sowie die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben. Viele Systeme unterstützen außerdem steuerliche Funktionen wie Umsatzsteuer-Voranmeldung, USt-Verarbeitung, Berichte für die Steuerprüfung und Exportmöglichkeiten an das Finanzamt oder DATEV.

Zu den Typen gehören Cloud-Lösungen (Software as a Service) und lokal installierte Varianten (On-Premise). Cloud-Lösungen bieten oft automatische Updates, Mobilzugriff und verbesserte Zusammenarbeit, während On-Premise mehr Datenkontrolle und Anpassungsmöglichkeiten ermöglicht. Wichtige Aspekte sind Datensicherheit, DSGVO-Konformität und GoBD-freundliche Archivierung, damit digitale Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden können. Viele Anbieter unterstützen zudem die Integration mit Banken, Zahlungsdienstleistern, DATEV oder ERP-Systemen, um Zahlungsvorgänge, Bankabgleiche und Buchungen zu automatisieren.

Anwender sollten bei der Auswahl Faktoren wie Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Mehrwertsteuerbehandlung, Exportmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit, Support und Kosten berücksichtigen. Typische Funktionen umfassen Belegerkennung, Kassenbuch, Mehrkonto- bzw. Kontenplanverwaltung, Berichte (Umsatzsteuervoranmeldung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz), automatisches Mahnwesen, Zahlungsabgleich und gelegentlich Mehrwährungsunterstützung sowie mobile Apps. Preismodelle variieren zwischen abonnementbasierten Angeboten pro Benutzer oder Funktionsumfang und festen Lizenzmodellen.