voortgangsoverleggen

Voortgangsoverleggen zijn regelmatige bijeenkomsten waarin teams de voortgang van een project, programma of activiteit bespreken en afstemmen op de gestelde doelstellingen. Deelnemers bestaan doorgaans uit de projectmanager, teamleiders en betrokken stakeholders; in sommige gevallen is ook de opdrachtgever of sponsor aanwezig. De bijeenkomsten vinden doorgaans wekelijks, tweewekelijks of volgens een vastgesteld projectritme plaats.

Het doel is om de uitvoering te monitoren en waar nodig bij te sturen. Belangrijke onderwerpen zijn de huidige stand van zaken ten opzichte van de planning, voltooide en lopende taken, openstaande issues, relevante risico’s en bijbehorende mitigaties, alsook de planning voor de komende periode. Ook zicht op benodigde resources, kosten en eventuele wijzigingsverzoeken kan aan bod komen. Aan het eind van het overleg worden beslissingen en concrete actiepunten vastgelegd.

Een verslag (notulen) met een overzicht van de besluiten en toegewezen acties wordt meestal verspreid onder de deelnemers. Zo ontstaat verantwoording aan het team en aan andere stakeholders en kan het projectmanagementproces worden bijgestuurd.

Voortgangsoverleggen variëren per sector en projecttype. In IT en bouw zijn de onderwerpen vaak gericht op mijlpalen, risico's en kosten, terwijl in dienstverlening de nadruk meer op serviceniveaus en kwaliteit ligt. Belangrijke best practices zijn een duidelijke agenda, een beknopt tijdsblok, updates op basis van meetbare data, en het beperken van statusupdates tot wat nodig is voor besluiten.

Samenvattend vormen voortgangsoverleggen een instrument voor transparante voortgangsbewaking en besluitvorming, met als doel projecten op tijd, binnen budget en volgens afgesproken kwaliteitsnormen te realiseren.