retentiekader

Een retentiekader is een systeem van regels en afspraken over hoe lang informatie en documenten bewaart worden, onder welke omstandigheden ze bewaard blijven en wanneer ze vernietigd mogen worden. Het maakt deel uit van informatie- en recordsmanagement en biedt structuur aan opslag, archivering en verwijdering van gegevens.

Het doel van een retentiekader is om aansprakelijkheid, privacy en compliance te waarborgen. Het bepaalt welke gegevens bewaard moeten blijven voor wettelijke, fiscale of operationele redenen, en welke gegevens sneller mogen worden vernietigd. De reikwijdte omvat alle gegevens die een organisatie verwerkt, inclusief digitale en fysieke records.

Belangrijke componenten zijn onder meer de classificatie van data, bewaartermijnen per categorie, bewaarschema en vernietigings- of archiveringsprocedures. Daarnaast zijn metadata, rollen en verantwoordelijkheden (zoals data eigenaar en archivaris), en regelmatige herzienings- en auditcycli essentieel. Het retentiekader sluit aan op bredere governance- en privacyprincipes zoals data governance en privacy by design, en houdt rekening met de belangen van data subjecten en wettelijke verplichtingen.

In de praktijk vertaalt een retentiekader zich naar concrete procedures: periodieke reviews van bewaartermijnen, vastgelegde criteria voor wanneer data geanonimiseerd of vernietigd wordt, en duidelijke processen voor uitzonderingen (bijvoorbeeld juridische claims of bewaartermijnen in contracten). Het dient als basis voor audits en verantwoording aan toezichthouders.

Toepassingscontexten variëren per sector en jurisdictie. In het algemeen dicteert het retentiekader hoe lang klanten-, personeel-, financiële en operationele gegevens bewaard blijven en wanneer ze kunnen worden verwijderd, zodat beleid, beveiliging en privacy worden geborgd.