regeldokument

Ein Regeldokument ist ein formelles Dokument, das festgelegte Regeln, Richtlinien oder Anforderungen enthalten soll, die das Verhalten, die Entscheidungen oder Abläufe in einer Organisation steuern. Es dient der verbindlichen Festlegung, wie bestimmte Prozesse durchzuführen sind, welche Kriterien gelten und wer welche Aufgaben hat. Regeldokumente finden sich in Verwaltung, Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen und bilden oft Teil eines umfassenden Regelwerks.

Typische Merkmale sind: ein klarer Geltungsbereich, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten, definierte Normen und Kriterien, der Bezug zu geltenden Gesetzen oder Standards, Versionierung und Freigabeprozesse, Dokumenten- oder Prozess-Owner sowie Mechanismen zur Überwachung und Durchsetzung.

Inhaltliche Bestandteile umfassen in der Regel Zweck und Anwendungsbereich; Begriffsdefinitionen; konkrete Regeln oder Anforderungen; Rollen und Zuständigkeiten; Verfahren zur Umsetzung, zum Beispiel Formulare oder Checklisten; Messgrößen, Audit- oder Kontrollmaßnahmen; Ausnahmen und Eskalationen; Änderungs- und Freigabeverfahren; Archivierung und Ablauffristen.

Erstellung und Pflege erfolgen oft im Rahmen von Governance-Prozessen mit Beteiligung relevanter Fachbereiche; Freigabe durch zuständige Gremien; regelmäßige Überprüfung und Revision; Verteilung, Zugriffskontrollen und Schulung der Betroffenen; Sicherstellung, dass Verweise auf Gesetze und Standards aktuell bleiben.

Beispiele für Regeldokumente sind Datenschutzregelwerke, Informationssicherheitsregeln (ISMS), Qualitätsregelwerke nach ISO 9001, Betriebsanweisungen und Sicherheitsvorschriften. Regeldokumente unterscheiden sich von Policies (Rahmenziele), Arbeitsanweisungen (konkrete Ausführungsschritte) und technischen Standards durch ihren verbindlichen Regelcharakter.