procurementfunctie

De procurementfunctie is de organisatorische functie die verantwoordelijk is voor het verwerven van goederen en diensten die nodig zijn om een organisatie te laten draaien. Het omvat zowel strategische als operationele activiteiten, van langetermijninkoopstrategie tot tactische inkoop en contractbeheer.

Belangrijkste verantwoordelijkheden zijn onder meer het ontwikkelen van inkoopstrategieën en categories, spend- en marktanalyse, selectie en onderhandeling van leveranciers, contractmanagement, leveranciersprestaties en risicobeheer, evenals naleving van wet- en regelgeving, interne beleidslijnen, ethiek en duurzaamheidsdoelstellingen.

Processen en tools omvatten behoeften- en specificatiebepaling, marktinformatie, RFX-processen (zoals aanbestedingen), leveranciersbeoordeling, contractonderhandelingen, inkooporders, levering, ontvangst en betaling. Automatisering wordt veelal bereikt met e-procurement systemen, ERP en leveranciersrelatiebeheer.

Besturing en controles richten zich op beleidslijnen, goedkeuringsworkflows, scheiding der functies, audits en contract governance om fraude en niet-naleving te voorkomen.

Prestaties en trends worden gemeten via KPI's zoals kostenbesparingen, totale eigendomskosten, doorlooptijden, contractdekking en leveranciersprestaties. Richtingen omvatten digitalisering, category management, duurzaamheid, leveranciersdiversiteit en circulaire inkoop.

Voorbeelden van stakeholders zijn interne afnemers uit diverse afdelingen, financiën, juridische zaken en risicomanagement, maar ook IT en logistiek; extern werken leveranciers samen. Bij inkoop met internationale handel komen incoterms, valutarisico en naleving van grensoverschrijdende regelgeving aan de orde.