problemedefinitie

Probleemdefinitie is het proces waarbij een concreet en toetsbaar probleem of behoefte wordt vastgesteld en geformuleerd, zodat gerichte oplossingen kunnen worden ontwikkeld. Het maakt duidelijk wat er mis is, waarom verandering nodig is en voor wie. Een duidelijke probleemdefinitie dient als kompas voor analyse, besluitvorming en het afbakenen van de scope.

Een robuuste probleemdefinitie bevat doorgaans: een beknopte probleemomschrijving; de context en relevantie; de grenzen en randvoorwaarden; de gewenste situatie en meetbare doelstellingen; de betrokken stakeholders en hun belangen; aannames en beperkingen; en de eerste aanwijzingen voor oorzaken en gevolgen.

Het opstellen gebeurt meestal via onderzoek naar oorzaken en belanghebbenden, met methoden zoals interviews, documentanalyse en workshops. Belangrijke stappen zijn het herkennen en omschrijven van het probleem, het analyseren van de onderliggende oorzaken, het afbakenen van de scope en het formuleren van een probleembeschrijving of probleemstelling die als referentiepunt dient voor oplossingen.

Een slecht geformuleerde probleemdefinitie kan leiden tot verkeerde oplossingen en scope creep; het onderscheid tussen symptoom en onderliggend probleem is cruciaal. Een voorbeeld: dalende verkoop kan wijzen op een verouderde productlijn, onvoldoende marktinzicht of prijsstelling, afhankelijk van de problemdefinitie.

In beleids-, IT- en bedrijfsanalysepraktijk is de probleembepaling een belangrijke eerste stap, die de kwaliteit van alle vervolgactiviteiten bepaalt. Een goede probleemdefinitie is probleemgericht, onafhankelijk van voorgestelde oplossingen en toetsbaar aan de hand van meetbare criteria.