ohjelmistohankinnat

Ohjelmistohankinnat tarkoittaa organisaation prosessia, jolla hankitaan ja otetaan käyttöön ohjelmistoja sekä niihin liittyviä ratkaisuja. Prosessi kattaa tarvekartoituksen, markkinoiden tutkimisen, vaihtoehtojen vertailun, hankintamenettelyn, sopimukset sekä käyttöönoton ja elinkaaren hallinnan. Tavoitteena on löytää tarkoitukseen soveltuva ratkaisu, joka täyttää liiketoiminnan vaatimukset, budjetin ja aikataulut.

Keskeisiä vaiheita ovat tarvekartoitus ja liiketoimintavaatimusten määrittely, markkinakartoitus ja ratkaisuvaihtoehtojen hahmottaminen sekä tarjouspyyntöjen laatiminen (RFI/RFP). Tämän jälkeen suoritetaan tarjousten arviointi ja neuvottelut, valinta ja lopullinen sopimuksen allekirjoitus. Käyttöönotto, pilotointi sekä koulutus kuuluvat myös projektiin. Elinkaaren aikana seurataan päivityksiä, lisenssejä sekä ylläpitoa ja kustannuksia.

Hankinnoissa voidaan käyttää eri menettelytapoja, kuten kilpailuttamista, kilpailullista neuvottelua ja puitesopimuksia. Julkishektorilla ja suurissa hankkeissa noudatetaan usein lainsäädäntöä ja standardeja, jotka varmistavat avoimuuden ja tasapuolisuuden. Puitesopimukset tarjoavat valmiin kokonaisuuden useille tilauksille, kun taas yksittäiset hankinnat voivat edellyttää erillisiä sopimuksia.

Sopimus- ja kustannuspuoli: Sopimukset kattavat lisensointi- ja palvelusopimukset sekä SLA-tason. Ohjelmistolisenssit voivat olla perinteisiä lisenssejä tai pilvipohjaisia (SaaS). TCO- ja ROI-laskelmat auttavat varmistamaan kokonaishinnan. Lisäksi on huomioitava siirrettävyys, tietoturva sekä palautumiskyvyn vaatimukset.

Tietoturva ja säädökset: Tietosuoja ja riskienhallinta ovat keskeisiä; huomioidaan datan omistajuus, varmuuskopiot ja vaaditut SLA:t. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) sekä alan standardit ohjaavat sopimuksia ja kolmansien osapuolten hallintaa. Hallinnassa korostuvat budjetointi, sidosryhmien sitouttaminen sekä elinkaaren hallinta.