materiaalrecord

Een materiaalrecord is een registratiesysteem dat materialen en aanverwante informatie gedurende hun levenscyclus vastlegt. Het kan een handmatig dossier zijn of een digitale database, afhankelijk van de organisatie en de complexiteit van de activiteiten. Het doel is om zicht te bieden op voorraad, inkoop, kosten en naleving van kwaliteits- en veiligheidsvoorschriften.

Belangrijke onderdelen zijn onder meer: omschrijving van het materiaal, een unieke identifier (bijv. artikelnummer of SKU), leverancier, batch- of lotnummer, eenheid, huidige voorraad, opslaglocatie, toestand, datum van ontvangst en vervaldatum, en de geschiedenis van gebruik of inspecties. Voor perishable of gereguleerde materialen kan extra traceerbaarheid vereist zijn, zoals lot- of serienummerregistratie.

Processen zoals ontvangst, uitgifte, opslag, verplaatsing en periodieke telling worden vastgelegd in het materiaalrecord. Het systeem kan op itemniveau of op materiaaltype ingericht zijn en kan variëren in detailniveau. Sommige organisaties koppelen het aan projecten of productielijnen en gebruiken integratie met een voorraad- of inkoopmodule.

Relatie met andere systemen: materiaalrecords komen vaak voort uit of worden geïntegreerd met bredere voorraad- of inkoopprocessen, en kunnen deel uitmaken van ERP-systemen, accounting of assetmanagement. In sommige omgevingen is een materiaalrecord onderdeel van de materiaalstam of bill of materials.

Voordelen zijn betere zichtbaarheid van voorraden, betere controle op inkoop en verbruik, en ondersteuning bij audits en rapportage. Nadelen zijn de onderhoudsverplichting en de noodzaak van nauwkeurige data. Zie ook voorraadbeheer, ERP-systemen en assetmanagement.