klantfacturatie

Klantfacturatie is het proces waarmee een leverancier facturen opstelt, verzendt en bij betaling opvolgt voor geleverde goederen of diensten. Het maakt deel uit van het bredere order-to-cash proces en omvat zowel operationele als administratieve activiteiten zoals facturatie, betalingsherinneringen en de afhandeling van openstaande vorderingen.

Een factuur bevat doorgaans essentiële gegevens zoals een uniek factuurnummer, de datum, leverings- of dienstomschrijving, hoeveelheid en eenhedenprijs, eventuele kortingen, btw-tarieven en btw-bedragen, het totaalbedrag, betaalvoorwaarden en betaalgegevens (rekeningnummer, bank). Daarnaast staan vaak gegevens over koper en verkoper vermeld, evenals leveringsdatum en een korte referentie naar de overeenkomst of order.

Het facturatieproces begint meestal met afronding van een levering of voltooiing van een dienst, gevolgd door het genereren en verzenden van de factuur. Vervolgens komen betalingsbewaking en, indien nodig, betalingsherinneringen en incassomaatregelen. In veel organisaties kunnen ook creditnota’s (correcties) en schade- of servicekortingen via factuurcorrecties worden afgehandeld. Moderne systemen automatiseren deze stappen en kunnen koppelen aan CRM- en ERP-systemen voor betere controle en betalingstijdigheid.

Klantfacturatie valt onder fiscale en juridische regels, waaronder btw-verplichtingen, identificatienummers en, in toenemende mate, elektronische facturatie (e-invoicing) en PEPPOL-standaarden in grensoverschrijdende transacties. Facturen en relevante documenten moeten vaak bewaard worden volgens de fiscale bewaartermijnen (veelal zeven jaar). Ook privacyregels (AVG/GDPR) gelden voor de verwerking van persoonsgegevens op facturen.

Technologie speelt een sleutelrol: automatisering, elektronische verzending, en integratie met financiële systemen verbeteren nauwkeurigheid, snelheid en kasstromen, en ondersteunen efficiënte betalingsafhandeling en reporting.