functiescheiding

Functiescheiding (ook wel segregation of duties genoemd) is een intern controlprincipe waarbij kritieke taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld over verschillende personen. Het doel is fouten, misbruik en fraude te voorkomen en de nauwkeurigheid van processen te vergroten door te zorgen voor checks en evenwichten in opzet en uitvoering.

De kern van functiescheiding ligt in het scheiden van activiteiten zoals autorisatie, uitvoering, vastlegging en custody. Door deze taken bij verschillende personen te beleggen, wordt voorkomen dat één individu zowel de goedkeuring als de uitvoering en de registratie beheert, wat de kans op onrechtmatige handelingen verkleint. In de praktijk worden vaak driehoekige controles toegepast, soms ook vier ogenprincipe en dual control.

Toepassingsgebieden en voorbeelden: in de financiële administratie wordt vaak vereist dat één persoon autoriseert uitgaven, een andere de betaling uitvoert en een derde de boeking registreert. In IT-besturingsomgevingen geldt vaak scheiding tussen ontwikkeling en productie, of tussen toegangsbeheer en operationeel beheer, om wijzigings- en uitvoeringsprocessen onafhankelijk te houden. In alle gevallen is de doelstelling: tijdige detectie en correctie van afwijkingen en het vergroten van de betrouwbaarheid van informatie.

Implementatie en uitdagingen: een effectieve functiescheiding vereist analyse van processen, het vaststellen van kritieke scheidingpunten en de inrichting van passende controles, zoals review, reconciliatie en autorisatieprocedures. Mogelijke beperkingen zijn verhoogde overhead, complexiteit en personeelsbehoefte, met name in kleinere organisaties.

Gerelateerde concepten zijn interne controle, risicomanagement en governance. De mate van scheiding kan afwijken per organisatie, afhankelijk van risico, sector en regeldruk.