etukäteissuunnittelua

Etukäteissuunnittelua tarkoittaa ennen projektin tai toimen toteuttamista tehtävien suunnittelun kokonaisuutta, jolla pyritään määrittämään tarve, tavoite, laajuus, riskit sekä tarvittavat resurssit ja aikataulu. Tämän vaiheen tarkoituksena on tukea päätöksentekoa, lisätä toteutettavuuden varmuutta ja varmistaa, että ratkaisu vastaa strategisia tavoitteita sekä käytettävissä olevia resursseja.

Keskeisiä elementtejä ovat sidosryhmien kartoitus, vaatimusten määrittely, vaihtoehtojen analysointi, kustannus-hyötyarviointi sekä riskien kartoitus. Lisäksi laaditaan alustava aikataulu, resurssitarpeiden arvio sekä kriteerit päätöksenteolle ja hyväksynnälle. Lainsäädännön, ympäristövaikutusten ja hankintavelvoitteiden huomioiminen kuuluu usein olennaisena osana etukäteissuunnittelua. Prosessi on usein iteratiivinen ja etenee useassa työvaiheessa: aluksi kartoitus ja tavoitteiden määrittely, sitten vaihtoehtojen analysointi, ja lopulta konseptisuunnitelman laatiminen sekä hankinta- ja toteutussuunnitelmien valmistelu.

Hyödyt ja haasteet ovat moninaiset. Etukäteissuunnittelu voi lisätä projektin onnistumisen todennäköisyyttä, vähentää jälkikäteen tehtäviä muutoksia ja parantaa sidosryhmien sitoutumista. Haasteisiin kuuluu riittävän tiedon keräämisen ja riskiarvioiden toteuttaminen ajoissa sekä suunnittelun liiallinen pidentäminen, joka voi hidastaa päätöksiä tai lisätä kustannuksia.

Sovelluskohteita ovat muun muassa rakennus-, ICT- ja palveluhankkeet, julkinen hallinto sekä tapahtuma- ja kriisinhallintasuunnitelmat. Etukäteissuunnittelu sijoittuu projektin varhaisiin vaiheisiin ja muodostaa perustan seuraaville suunnittelun ja toteutuksen vaiheille.