deelnemerslijst

Een deelnemerslijst is een overzicht van personen die deelnemen aan een activiteit, evenement, bijeenkomst of competitie. De lijst dient als instrument voor registratie, planning en communicatie en kan variëren van eenvoudige opgaven tot een geavanceerd database-systeem. Gewoonlijk bevat een deelnemerslijst ten minste de naam en de inschrijfstatus van de deelnemer.

Naast naam en status bevatten lijsten vaak elementen als organisatie, rol (deelnemer, spreker, vrijwilliger), contactgegevens en soms betalingsstatus. Lijsten worden gebruikt voor check-in, toegang tot het evenement en gerichte communicatie over updates of wijzigingen. Het formaat is variabel: papieren lijsten komen nog voor, maar digitaal gebruik is gangbaar via spreadsheets, databases of gespecialiseerde software. Veelgebruikte formaten zijn CSV, Excel en toepassingen binnen evenementensoftware.

Toepassingsgebieden zijn onder andere conferenties, trainingen, sportevenementen, beurzen, verenigingsbijeenkomsten en onderzoeksprojecten. Soms worden extra velden opgenomen, zoals lidnummer, badge-identificatie of koppeling met eventuele registratie- en toegangsystemen (bijvoorbeeld RFID-badges).

Privacy en regelgeving: bij de verwerking van persoonsgegevens gelden regels uit de AVG/GDPR. Organisaties moeten een geldige grondslag hebben, minimaal noodzakelijke gegevens verzamelen en bewaartermijnen vaststellen. Betrokkenen moeten geïnformeerd worden over doel en gebruik en hebben rechten op inzage, correctie en verwijdering. Beveiliging en toegangscontrole zijn essentieel.

Beheer: lijsten dienen actueel te blijven en dubbelingen te voorkomen. Toegang tot de lijst moet beperkt zijn tot geautoriseerde personen, en gegevens moeten regelmatig worden geback-upt en beveiligd. Na afloop van een evenement kan data worden verwijderd of geanonimiseerd volgens beleid.