charterspecificatie

Een charterspecificatie is een document dat de vereiste inhoud en vorm van een charter vastlegt voor een project, programma of initiatief. Het dient als leidraad bij het opstellen van een charter en waarborgt consistentie met interne normen en governance-structuren.

Het doel van een charterspecificatie is om de doelstellingen, reikwijdte, belanghebbenden, bestuurlijke verantwoordelijkheden en randvoorwaarden duidelijk te beschrijven, evenals de criteria voor succes en acceptatie. Het maakt het proces van goedkeuring en toezicht transparant en ondersteunend voor besluitvorming.

Een typische charterspecificatie bevat onder meer: doel en achterliggende business case; afbakening van scope; deliverables en win conditions; planning en mijlpalen; budget en benodigde middelen; projectorganisatie, rollen en bevoegdheden; governance en besluitvormingsprocedures; risico's, afhankelijkheden en aannames; randvoorwaarden en beperkingen; change control en kwaliteitscriteria; acceptatiecriteria en opleveringsvoorwaarden; versiebeheer en sign-off vereist.

Proces en gebruik: de specificatie wordt doorgaans opgesteld door de initiatiefnemer in samenspraak met relevante stakeholders, beoordeeld tegen strategische doelstellingen en gekoppeld aan de business case. Nadat de charterspecificatie is vastgesteld, dient zij als input voor het opstellen en goedkeuren van het charter zelf en kan zij dienen als referentie voor toezicht en audits.

Relaties met andere concepten: een charterspecificatie is verwant aan een projectbrief en een statement of work, maar richt zich specifiek op de inhoud en randvoorwaarden van het charter. In sommige organisaties is de term synoniem met de charter-terms; in andere contexten wordt de specificatie gebruikt als onderdeel van aanbestedingen of governance-activiteiten.