bewaarstrategie

Een bewaarkstrategie is een beleidskader van een organisatie dat bepaalt welke informatie bewaard moet blijven, voor hoe lang, en op welke manier deze informatie toegankelijk en veilig bewaard wordt. Het doel is om operationele continuïteit te waarborgen, de naleving van juridische en reglementaire vereisten te ondersteunen en verantwoord vernietigen van overtollige gegevens mogelijk te maken.

Belangrijke onderdelen zijn onder meer de reikwijdte en verantwoordelijkheden (wie beslist, wie bewaakt en wie vernietigt), een bewaar- of retentieschema per informatiecategorie, metadata en documentatie die het terugvinden en het begrip van records mogelijk maken, en de gekozen archiveringsmethoden en formaten. Ook beveiliging, privacy en toegangscontrole, en procedures voor vernietiging of langetermijnopslag behoren hiertoe. Periodieke audits en herziening zorgen voor voortdurende naleving.

Implementatie verloopt via inventarisatie van aanwezige informatie, classificatie naar kriticiteit en wettelijke vereisten, en het vaststellen van bewaartermijnen per categorie. De bewaartermijnen worden vastgelegd in een beleid en operationeel gemaakt in systemen voor recordsmanagement en digitaal archiveren. Automatisering en migratie van oudere formaten zijn vaak nodig om lange termijntoegankelijkheid te garanderen.

Een effectieve bewaarkstrategie ondersteunt naleving, reduceert opslag- en beheerkosten en verbetert de vindbaarheid en continuïteit van bedrijfsactiviteiten. Uitdagingen zijn onder meer datareizen in silo’s, verouderde formaten, veranderende wetgeving en de balans tussen beschikbaarheid en privacy. Doel is tijdige vernietiging van onnodige gegevens en veilige langdurige bewaring waar nodig.