archiefbeheersystemen

Een archiefbeheersysteem is een digitale oplossing die organisaties helpt bij het systematisch beheren, organiseren en beschermen van hun archiefmateriaal. Het systeem biedt tools om documenten, e-mails, digitale bestanden en andere informatiebronnen te archiveren, te categoriseren en langdurig op te slaan volgens vastgestelde regels en wetgeving. Dit draagt bij aan efficiëntie, compliance en toegankelijkheid van informatie.

Archiefbeheersystemen zijn vaak gebaseerd op cloudtechnologie of lokale servers en kunnen integreren met bestaande IT-infrastructuren, zoals ERP-, CRM- of documentmanagementsoftware. Ze ondersteunen het naleven van wet- en regelgeving, zoals de Wet Archiefbeheer in Nederland of de EU-verordeningen rondom gegevensbescherming (AVG/GDPR). Door automatisering en metadata-toewijzing wordt het vinden en hergebruiken van archiefmateriaal vergemakkelijkt.

Belangrijke functies van een archiefbeheersysteem omvatten het toewijzen van archiefwaarden, het beheer van bewaringstermijnen en het garanderen van integriteit en beschikbaarheid van gegevens. Veel systemen bieden ook beveiligingsfuncties zoals versleuteling, toegangscontrole en auditlogs om gevoelige informatie te beschermen. Daarnaast kunnen ze samenwerken met andere digitale archiveringsstandaarden, zoals ISO 15489 of het Nederlands Archiefmodel (NAM).

Organisaties, zoals overheden, bedrijven en instellingen, gebruiken archiefbeheersystemen om hun informatievoorraad te optimaliseren en te voldoen aan juridische en operationele vereisten. Door het centraliseren van archiefmateriaal wordt sprake van een betere informatiebeheerstrategie, wat helpt bij besluitvorming en continuïteit.