afgifteformulier

Een afgifteformulier is een document dat wordt gebruikt bij de overdracht van goederen, documenten of verantwoordelijkheden van de ene partij aan de andere. Het dient als bewijs van levering en helpt bij het waarborgen van verantwoording, traceerbaarheid en de overdracht van aansprakelijkheid of eigendom. Afgifteformulieren worden toegepast in diverse sectoren, zoals logistiek, administratie, gezondheidszorg en de publieke sector.

Een afgifteformulier bevat doorgaans: datum en plaats van afgifte, gegevens van verzender en ontvanger, een nauwkeurige omschrijving van de items (soort, code, hoeveelheid, serienummers of lot), eventuele bijlagen of documenten, referentienummers, en de handtekeningen van beide partijen. Ook de staat van de goederen bij overdracht en het tijdstip van afgifte kunnen worden vastgelegd.

Het proces verloopt meestal via een formulier dat bij de overdracht wordt ingevuld. De verzender meldt de goederen aan in het systeem, de ontvanger controleert en ondertekent. In veel gevallen wordt een digitaal afgifteformulier gebruikt en gekoppeld aan inventaris- of ERP-systemen, zodat de registratie direct kan worden doorgestuurd en gearchiveerd.

Redenen om een afgifteformulier te gebruiken zijn onder meer het aantonen van levering, het verantwoorden van risico-overdracht, en ondersteuning bij audits, claims of garantieafspraken. Het kan per sector verschillen in lay-out en vereisten, maar de kernfunctie blijft het documenteren van een gecontroleerde overdracht.