afdrukbeheer

Afdrukbeheer is het proces van planning, coördinatie en controle van de printerinfrastructuur en drukwerk binnen een organisatie. Het omvat het beheren van printers, printservers, drivers, afdruktaken en bijbehorende beleidsregels om efficiëntie, kostenbeheersing en beveiliging te verbeteren.

Belangrijke onderdelen zijn onder meer centrale printservers en -wachtrijen, driverbeheer, authenticatie en toegangscontrole, afdrukquota en rekeninghouding, pull- en secure printing, en monitoring en rapportage. In moderne omgevingen kan afdrukbeheer on-premises, in de cloud of in hybride vorm plaatsvinden, vaak via centralisatie via managementsoftware.

Voordelen van afdrukbeheer omvatten vermindering van papierverspilling en kosten door beleidsregels en quotas, betere beveiliging door authenticatie en afgedrukte document release, verbeterde governance en compliance, en vereenvoudigde administratie met betere zichtbaarheid van drukactiviteiten. Het draagt bij aan kostencontrole en milieubewustzijn en maakt rapportage en verantwoording makkelijker.

Overwegingen bij implementatie zijn onder meer een inventarisatie van huidige printers en afdrukbehoeften, ontwerp van beleidsregels over wie wat mag afdrukken en hoeveel, integratie met directorydiensten (zoals Active Directory), adoptie van pull- of follow-me printing, standaardisatie van drivers, beveiligingsmaatregelen en privacy, en aandacht voor back-up en recovery en kosten-batenanalyse. Afdrukbeheer is toepasbaar in uiteenlopende omgevingen, van kleine bedrijven tot grote organisaties.