aanbestedingskaders

Aanbestedingskaders zijn een procurementinstrument waarmee publieke partijen herhaalde aankopen van goederen of diensten kunnen organiseren zonder telkens een volledige aanbestedingsprocedure te hoeven doorlopen. Ze worden gebruikt om de aanschaf van vaak terugkerende behoeften sneller en efficiënter mogelijk te maken, terwijl opslag van transactiekosten en administratieve lasten worden beperkt.

Hoe het werkt, is dat een aanbestedende dienst meestal een competitief proces doorloopt om aanbieders te selecteren en een kaderovereenkomst af te sluiten voor een bepaalde termijn. Het kader legt de voorwaarden vast waaronder toekomstige bestellingen kunnen worden geplaatst, zoals specificaties, prestatienormen, leveringsvoorwaarden, prijsafspraken en eventueel minimum- of maximumhoeveelheden. De daadwerkelijke bestellingen (call-offs) worden daarna geplaatst via mini-competities of directe toewijzing binnen de grenzen van het kader.

Een aanbestedingskader valt onder de toepasselijke wet- en regelgeving inzake overheidsopdrachten. Voor aanbestedingen die onder Europese drempels vallen, gelden EU-richtlijnen en open of beperkt procedés, terwijl kleinere aankopen mogelijk nationaal geregeld zijn. De transparantie en gelijke behandeling blijven in alle gevallen uitgangspunten.

Voordelen van kaders zijn onder meer minder administratieve lasten, snellere procurement, stabiliteit van leveranciersrelaties en mogelijkheid tot prijsafspraken voor een langere termijn. Nadelen en risico’s omvatten mogelijk verminderde concurrentie bij call-offs, prijs- en leveringsrisico’s en de noodzaak van goed toezicht en periodieke herziening of heraanbesteding aan het einde van de termijn.

Toepassingsgebieden zijn breed en omvatten vaak ICT, onderhoud, facilitaire dienstverlening, bouw en bedrijfsmatige diensten. In de praktijk worden aanbestedingskaders gebruikt door rijks- en gemeentelijke instituten, zorginstellingen en onderwijsorganisaties.