Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase bezeichnet in vielen Kontexten den frühesten Abschnitt eines Vorhabens, in dem Ziele geklärt, Anforderungen erfasst, Ressourcen gesichert und ein Plan erstellt werden, bevor die eigentliche Umsetzung beginnt.

Ziel ist es, Unsicherheiten zu verringern, Abhängigkeiten zu erkennen und die Rahmenbedingungen festzulegen. Typische Merkmale sind eine zeitliche Begrenzung, die Identifikation von Stakeholdern, die Ausarbeitung eines groben Konzepts, die Bewertung von Machbarkeit und Kosten sowie die Festlegung von Kriterien für Erfolg und Qualität.

Im Projektmanagement umfasst die Vorbereitungsphase die Bedarfsanalyse, Ziel- und Umfangsdefinition, Erstellung eines Projektauftrags, Stakeholder-Analyse, Ressourcen- und Zeitplanung, Risikoanalyse, Beschaffungsstrategie und die Entwicklung eines Kommunikations- und Qualitätsplans. Als Ergebnisse gelten: Projektauftrag, Vorstudie oder Machbarkeitsbericht, Anforderungsdokumente, Risikoregister und ein vorläufiger Zeitplan.

In Wissenschaft, Forschung und Regulierung kann die Vorbereitungsphase Protokollentwicklung, Ethik- und Genehmigungsverfahren, Standortaudit, Team-Schulung, Datenerfassungs- und Managementpläne sowie Logistikplanung umfassen.

Auch in Bildung, Theater oder Film bezeichnet sie oft die Phase vor der eigentlichen Veranstaltung oder Produktion, in der Lernmaterialien erstellt, Lehrpläne abgestimmt, Proben koordiniert und organisatorische Abläufe festgelegt werden.

Der Übergang in die Durchführungsphase erfolgt nach Abschluss der Vorbereitungen. Erfolgsfaktoren sind klare Ziele, frühzeitige Risikoerkennung, realistische Zeit- und Budgetplanung sowie eine transparente Kommunikation mit allen Beteiligten.

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