Videoinventering

Videoinventering is een systematische inventarisatie en beschrijving van videocollecties binnen een organisatie, instelling of archief. Het doel is een duidelijk overzicht te creëren van aanwezige materialen, hun formaten, staat en toegankelijkheid, om zo beheer, conservering en gebruik te ondersteunen.

Tijdens een videoinventering worden alle items opgespoord en geregistreerd, zowel fysieke media als digitale bestanden. Voor ieder item worden beschrijvende metadata vastgelegd, zoals titel, maker, jaartal, duur en formaat, en wordt de beoogde opslaglocatie genoteerd. Daarnaast verzamelt men administratieve metadata (eigenaar, provenance, rechten) en technische metadata (codec, resolutie, bitrate). De conditie van media wordt beoordeeld om risico’s voor behoud te signaleren.

Het resultaat is meestal een inventarisatiedatabase of een finding aid, die ook de relatie tussen items en collecties weergeeft. Bij videoinventering wordt vaak gebruik gemaakt van archivistische en AV-specifieke standaarden zoals ISAD(G) voor beschrijvende metadata, Dublin Core of METS voor structuren, PREMIS voor conserveringsgerelateerde informatie, en PBCore voor audiovisuele metadata.

Na de inventarisatie volgt besluitvorming over digitalisering en bewaarsystemen, zoals masterkopieën en conserveringskopieën, migratieplanning en opslag in een digitaal bewaarplatform met redundantie. Rechten- en toegangsbeleid bepalen wie mag inzien of verspreiden. Uitdagingen zijn onder meer de verscheidenheid aan formaten, achteruitgang van fysieke media en complexe rechtenbeheer. Door videoinventering kan de organisatie risico's beheren en de toegankelijkheid en duurzaamheid van de collectie verbeteren.