inventarisatiedatabase

Een inventarisatiedatabase is een digitale repository waarin de gegevens over de bezittingen van een organisatie worden vastgelegd en beheerd. Ze dient als centrale bron voor asset management, financiële verslaglegging en controles. In een inventarisatiedatabase worden details over elk item vastgelegd, zoals de aard van het bezit, locatie, verantwoordelijke en onderhoudsstatus.

Een typisch datamodel omvat unieke identificatoren, omschrijving, categorie, locatie, verantwoordelijke, conditie, aanschafdatum, aanschafwaarde, afschrijving, garantie, serienummer, barcode of RFID, leverancier en onderhoudshistorie. Nauwkeurige attributen variëren per sector, bijvoorbeeld ICT-assets, machines, voertuigen of bibliotheekvoorraad.

Architectuur en integratie: inventarisatiedatabases kunnen on-premises, in de cloud of als hybride oplossing draaien en worden vaak geïntegreerd met ERP-systemen, financiële boekhouding, inkoop en facilitair management. Goede data governance, standaardisatie van attributen en master data management zijn essentieel voor nauwkeurigheid.

Toepassingen en voordelen: inzicht in de totale waarde van de voorraad, ondersteuning van afschrijving en financiële rapportage, gerichte onderhoudsplanning en voorraadbeheer, en betere compliance tijdens audits. Een inventarisatiedatabase vergemakkelijkt ook periodieke inventarisaties en het volgen van de levenscyclus van assets.

Uitdagingen en best practices: fouten bij invoer, migratie van bestaande data, inconsistent classificeren en meldregels. Beveiliging en toegangscontrole zijn cruciaal. Aanbevelingen zijn onder meer het definiëren van een eenduidig datamodel, toewijzen van custodians, regelmatige controles, en het gebruik van barcode- of RFID-scanners voor velddataverzameling.