VertragsmanagementSysteme

VertragsmanagementSysteme (VMS), auch als Contract Lifecycle Management Systems (CLM) bekannt, sind Softwarelösungen, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen unterstützen – von der Erstellung und Prüfung über Verhandlung und Genehmigung bis zur Ausführung, Überwachung und Archivierung. Sie bieten einen zentralen, durchsuchbaren Vertragsbestand, unterstützen Versionierung, Klauselverwaltung und Audit-Trails sowie eine strukturierte Dokumentenverwaltung.

Zu den Kernfunktionen gehören Templates und eine Klauselbibliothek, Kollaborationstools, prüfungs- und Freigabeprozesse, elektronische Signaturen, Redlining, Status- und Fristenerinnerungen, automatisierte Workflows, Dashboards und Berichte. Weiterhin ermöglichen VMS das Obligationen- und Compliance-Management, Risikobewertungen, Governance, Audit-Trails und integrierte Risiko-Alerts, um Rechts- und Geschäftsvorgaben zu überwachen.

Vorteile von VertragsmanagementSystemen sind erhöhte Transparenz und Governance, verkürzte Durchlaufzeiten, geringeres Rechts- und Compliance-Risiko, standardisierte Vertragsprozesse, Kostensenkungen durch bessere Wiederverwendung von Klauseln und Vorlagen sowie die Fähigkeit, Leistungskennzahlen und SLA-Erfüllung besser zu kontrollieren.

Typischerweise bestehen VMS aus einer Cloud-/SaaS-Architektur oder On-Premises-Lösung, oft mit Integrationen in ERP- und CRM-Systeme, Beschaffungs-, DMS- sowie E-Signature-Plattformen. Sie unterstützen auch DSGVO-Anforderungen, rollenbasierte Zugriffssteuerung, Audit-Logs und sichere Datenverwaltung. Vorteile ergeben sich besonders bei Rechtsabteilungen, dem Einkauf und dem Lieferantenmanagement großer Unternehmen.

Zu den führenden Anbietern gehört ein breites Spektrum, darunter SAP Ariba, Icertis, DocuSign CLM, Agiloft, Coupa und JAGGAER, ergänzt durch spezialisierte Nischenlösungen.