Verfahrenablauf

Verfahrenablauf ist die zeitliche Abfolge der Arbeitsschritte in einem Verfahren. Er beschreibt, welche Tätigkeiten in welcher Reihenfolge ausgeführt werden, welche Eingaben nötig sind, welche Ergebnisse erzeugt werden und welche Entscheidungen an einzelnen Punkten getroffen werden. Ziel ist es, Prozesse reproduzierbar, nachvollziehbar und effizient zu gestalten sowie Qualität und Compliance sicherzustellen.

Zu den typischen Bestandteilen eines Verfahrenablaufs gehören Eingaben und Ausgangsdaten, die einzelnen Arbeitsschritte, Entscheidungsstellen mit Verzweigungen, Zuständigkeiten und Freigaben, zeitliche Rahmenbedingungen, Ressourcenbedarf sowie Dokumentationen und Prüfungen. Der Ablauf wird oft grafisch als Flussdiagramm, Prozesskarte oder BPMN-Modell dargestellt, daneben auch in textueller Form beschrieben.

Anwendungsbereiche reichen von Fertigung und Technik über Verwaltung, Logistik, Labore bis hin zu Dienstleistungsprozessen. Der Verfahrenablauf dient der Standardisierung, der Schulung neuer Mitarbeitender und der transparenten Weitergabe von Wissen. Er ermöglicht die Identifikation von Schnittstellen, Engpässen und Abweichungen sowie die messbare Optimierung von Durchlaufzeiten.

Im Qualitätsmanagement und in regulatorischen Kontexten dokumentiert er Anforderungen, Prüf- und Freigabeschritte sowie Abweichungs- und Änderungsmanagement. Normen wie ISO 9001 oder GMP geben oft Vorgaben, wie Verfahrenabläufe zu erstellen, zu pflegen und zu überprüfen sind.

Erstellung und Pflege erfordern eine systematische Erhebung der Ist-Situation, klare Festlegung der Soll-Vorgaben, Freigaben durch zuständige Stellen und regelmäßige Aktualisierung. Veränderungen werden revisionssicher versioniert, und Mitarbeitende erhalten entsprechende Schulungen.