Terminkontrolle

Terminkontrolle bezeichnet die Planung, Überwachung und Steuerung von Terminen und Fristen, um Verbindlichkeiten einzuhalten, Wartezeiten zu verringern und Ressourcen effizient zu nutzen. Ziel ist eine verlässliche Terminabwicklung, die Kapazitäten, Personal und Material optimal einbindet.

Anwendungsfelder reichen von dem Gesundheitswesen über Dienstleistungs- und Produktionsbetriebe bis hin zu Projekten. Im Gesundheitswesen umfasst Terminkontrolle die Koordination von Arztterminen, Untersuchungen und Nachsorge. In Unternehmen dient sie der Einhaltung von Lieferterminen, Milestones und Service-Leveln.

Kernfunktionen umfassen die Terminplanung, die Verwaltung von Absagen und Umbuchungen, das Versenden von Erinnerungen und Bestätigungen, die Kapazitätsplanung sowie die Überwachung von Terminen in Dashboards. Bei Abweichungen werden Eskalationen ausgelöst und Gegenmaßnahmen angestoßen.

Typische Prozessschritte sind Terminbuchung, Verfügbarkeitsprüfung, Ressourcenzuweisung, Bestätigung an Kunden oder Patienten, regelmäßige Statuskontrollen und Nachbearbeitung bei Verschiebungen.

Typische Kennzahlen sind Termintreue (On-time-Rate), Termindurchlaufzeit, Auslastung der Ressourcen, No-Show-Rate und durchschnittliche Verschiebung.

Vorteile sind eine bessere Servicequalität, kürzere Wartezeiten, höhere Auslastung der Kapazitäten und verbesserte Kundenzufriedenheit. Herausforderungen betreffen Datenqualität, Datenschutz, Integrationsbedarf mit bestehenden Systemen, mögliche Widerstände gegen Änderungen sowie die Notwendigkeit klarer Eskalationswege.