Terminbestätigung

Eine Terminbestätigung ist eine Nachricht, die einen zuvor vereinbarten Termin bestätigt. Sie wird in vielen Bereichen verwendet, etwa im Gesundheitswesen, in der Wirtschaft, im Dienstleistungssektor. Ziel ist es, die Details festzuhalten, Missverständnisse zu vermeiden und eine verlässliche Planung sicherzustellen.

Typischer Inhalt umfasst: Namen der Beteiligten, Datum, Uhrzeit, Ort oder Link für eine Online-Veranstaltung, voraussichtliche Dauer, Zweck oder Agenda, Ansprechpartner, Referenz- oder Fallnummer, Hinweise zu ggf. erforderlichen Unterlagen, sowie Hinweise zu Änderungen, Stornierung oder Verschiebung. Oft wird auch eine Bitte um Bestätigung enthalten und ggf. eine Option, den Termin in den Kalender zu übernehmen.

Übermittlung erfolgt üblicherweise schriftlich per E-Mail oder Brief, telefonisch oder automatisch durch Terminplanungssysteme. In vielen Fällen wird eine Kalendereinladung (ICS-Datei) versendet, die sich direkt in digitale Kalender integrieren lässt. Eine Terminbestätigung kann zusätzlich Hinweise zum Ablauf, Anfahrt oder Zutrittsregelungen enthalten.

Rechtliche und organisatorische Aspekte: Die Bestätigung sollte nur notwendige personenbezogene Daten enthalten und im Einklang mit Datenschutzbestimmungen stehen. Bei Absagen oder Verschiebungen gelten in der Regel Fristen, die kommuniziert werden. Zweck der Bestätigung ist auch, No-Shows zu verringern und die Ressourcennutzung zu optimieren.