Rechnungstellung

Rechnungstellung bezeichnet den Prozess der Erstellung und Versendung von Rechnungen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Sie bildet die Grundlage für die Zahlungsabwicklung, Buchführung und steuerliche Meldungen und kommt sowohl im Geschäftskunden- als auch im Privatkundensektor vor.

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält in der Regel folgende Angaben: Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Empfängers; Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; Datum der Rechnung und eine fortlaufende Rechnungsnummer; Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Zeitraum der erbrachten Leistungen; Nettobetrag, anwendbarer Steuersatz und darauf entfallende Umsatzsteuer bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung; Gesamtbetrag; Währung; Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum; gegebenenfalls Lieferdatum sowie Referenzen zu Auftrag oder Lieferschein; bei grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU außerdem die VAT-Identifikationsnummern der Beteiligten und Hinweise auf Reverse-Charge-Verfahren oder Steuerbefreiung.

Rechtlich gelten in Deutschland die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) §14 für inländische und grenzüberschreitende Rechnungen. In der Praxis sind elektronische Rechnungen zulässig; Belege sollten ordnungsgemäß archiviert werden. Die GoBD regeln die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen, und steuerlich relevante Dokumente müssen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Unzulässige Formfehler oder fehlende Pflichtangaben können steuerliche Folgen haben.

Zusätzlich zu den Pflichtangaben gibt es Unterschiede zwischen einfachen Rechnungen, Pro-forma-Rechnungen und Gutschriften. Pro-forma-Rechnungen dienen der Angebotserstellung und haben keine steuerliche Wirkung; echte Rechnungen erzeugen Rechts- und Zahlungspflichten. Der Versand erfolgt üblicherweise per E-Mail oder Post, gefolgt von Zahlungseingang, ggf. Mahnungen und, falls nötig, der Ausstellung einer Gutschrift.