Prozessumfang

Prozessumfang bezeichnet die Grenzen eines Geschäftsprozesses. Er beschreibt, welche Aktivitäten, Daten, Rollen und Schnittstellen Teil des Prozesses sind und welche Bereiche bewusst ausgeschlossen bleiben. Ziel des Prozessumfangs ist es, Klarheit über den Zweck, die Ziele und die erwarteten Ergebnisse des Prozesses zu schaffen.

Typische Bestandteile des Prozessumfangs sind: Start- und Endpunkte, Eingaben und Ausgaben, Kernaktivitäten in der logischen Abfolge, beteiligte Rollen, Ressourcen und Informationsflüsse, sowie Randbedingungen wie gesetzliche Vorgaben, Qualitätsanforderungen und Leistungskennzahlen. Der Umfang legt auch die Grenzen zu angrenzenden Prozessen fest und beschreibt, welche Schnittstellen bestehen.

Bedeutung: Der Prozessumfang dient als Referenz für Prozessdesign, -steuerung und -verbesserung. Er unterstützt die Stakeholderkommunikation, klärt Verantwortlichkeiten (wer macht was) und dient als Grundlage für Audits, Risiko- und Änderungsmanagement. Ohne klare Abgrenzung besteht Gefahr von Scope Creep, d. h. schleichender Ausweitung des Umfangs.

Festlegung und Pflege: Typische Vorgehensweisen sind Workshops, Interviews, Prozesskartierung (z. B. SIPOC), Dokumentenanalyse und Risikobewertung. Der Umfang sollte dokumentiert, Sign-off von Prozessverantwortlichen eingeholt und bei Veränderungen nachgeführt werden.

Anwendung: Prozessumfang wird bei der Planung von Verbesserungsprojekten, bei Entscheidungen über Outsourcing oder Automatisierung sowie bei der Einhaltung von Standards wie ISO 9001 verwendet.

Beispiele: In einem Order-to-Cash-Prozess könnte der Umfang Lieferanten- und Kundendaten, Rechnungserstellung, Zahlungsabwicklung und Mahnwesen umfassen, während Produktentwicklung oder Lieferantenbewertung ausgeschlossen bleiben.