Ostosprosessin

Ostosprosessi on organisaation hankintojen hallintaan liittyvä kokonaisuus, jonka tavoitteena on hankkia tarvitut tuotteet ja palvelut tehokkaasti, kustannustehokkaasti ja oikea-aikaisesti. Prosessi alkaa tarpeiden tunnistamisesta ja päättyy maksamiseen sekä toimittajayhteistyön seuraamiseen ja suorituskyvyn arviointiin.

Keskeiset vaiheet ovat tarpeiden määrittely ja vaatimusten asettaminen, toimittajien etsiminen ja kilpailuttaminen (esim. tarjouspyynnöt), tarjousten arviointi ja neuvottelut, sopimuksen tekeminen, tilauksen tekeminen sekä toimituksen vastaanotto ja hyväksyntä. Tämän jälkeen seuraa laskutus, maksaminen ja kirjanpito sekä sopimusten ja toimintatapojen jatkuva ylläpito.

Ostosprosessin hallinnassa korostuvat läpinäkyvyys, kilpailuttaminen, eettiset periaatteet sekä säädösten noudattaminen. Lisäksi huomioidaan riskien hallinta sekä vastuullisuus sekä kestävän kehityksen edistäminen toimittajasuhteissa.

Käytettyjä välineitä ovat sähköinen hankinta (e-procurement), ERP-järjestelmät sekä toimittajatietokannat. Hankintatavat voivat olla suora hankinta (direct) ja epäsuora hankinta (indirect); puitesopimukset ja strateginen hankinta mahdollistavat tehokkaan, jatkuvan kumppanuuden.

Toiminnan tehokkuutta mitataan suorituskykymittareilla kuten tilaus- ja toimitusajoissa, saavutetuissa säästöissä, sopimusten noudattamisessa sekä epäsäännöllisen ostamisen (maverick-ostot) vähentämisessä ja toimitusvarmuudessa.

Ostosprosessi liittyy kiinteästi varastonhallintaan, kirjanpitoon, laskutukseen ja sopimushallintoon. Oikein toteutettuna se tukee kustannusten hallintaa, laadunvarmistusta sekä kumppanisuhteiden hallintaa.