Mötesdokumenten

Mötesdokumenten är samling av dokument som används i formella sammanträden, framför allt inom företag, myndigheter, kommuner och ideella organisationer. De syftar till att informera deltagarna, stödja beslutsfattandet och skapa en dokumenterad redogörelse för vad som diskuterats, vilka frågor som hanterats och vilka beslut som fattats. Termen omfattar både förberedande material och det som genereras i själva protokollen.

Vanliga komponenter är kallelse till mötet, dagordning, beslutsunderlag och presentationer, samt protokoll eller mötesanteckningar. Beslutsunderlag är dokument som presenterar fakta, alternativ och rekommendationer som ligger till grund för beslut. Protokollen dokumenterar fakta om beslut, närvarande, frånvarande och eventuella bifall eller reservationer.

Ramarna för hur mötesdokumenten hanteras regleras ofta av lagstiftning och interna styrdokument. Inom offentlig sektor och i aktiebolag följer de normalt regler om kallelse, beslut och arkivering. I Sverige ingår också offentlighetsprincipen som påverkar tillgången till offentliga möteshandlingar. Sekretess kan gälla för känsliga uppgifter.

Praktisk hantering innebär att dokumenten distribueras före mötet eller i samband med kallelse, att protokollen justeras och arkiveras, samt att de lagras i ett säkert digitalt arkiv där behöriga har åtkomst. Mot bättre spårbarhet används versionering och tydliga referenser till bilagor.

Mötesdokumenten är sådana som över tid bidrar till ansvar och transparens i beslutsprocesser och är grundläggande för ansvarsutkrävning och uppföljning.