Lizenzmanagement

Lizenzmanagement bezeichnet den organisatorischen Prozess zur Verwaltung, Nutzung, Beschaffung, Verteilung und Erneuerung von Lizenzen für Software und andere digitale Assets. Ziel ist die Sicherstellung der Rechtskonformität, Transparenz über den Lizenzeinsatz und die Optimierung von Kosten und Risiko.

Umfasst Softwarelizenzen, Cloud-Abonnements, Nutzungsrechte, Datenlizenzen sowie Lizenzen für Drittanbieter-Assets. Zentrale Bestandteile sind Beschaffung, Inventar, Berechtigungen (Entitlements), Aktivierung, Nutzungs-Tracking, Abrechnungs- und Verlängerungsmanagement. Lizenzmanagement erstreckt sich über On-Premise-Umgebungen, Cloud-Dienste, virtuelle Systeme und mobile Endgeräte.

Zu den Kernaktivitäten gehören Bestandsaufnahme und Inventur von Software-Assets, Abgleich von Lizenzen und tatsächlicher Nutzung, Verwaltung von Berechtigungen, Vertrags- und Lieferantenmanagement, Audit- bzw. Compliance-Vorbereitung, Optimierung der Lizenzierung (Right-Sizing) sowie Verlängerungen und Renewals.

Eine zentrale Rolle spielt das Software Asset Management (SAM) bzw. Lizenzmanager. Das Lizenzmanagement bindet häufig an IT-Service-Management-Prozesse (z. B. ITIL) an, kooperiert mit der CMDB und erfordert klare Verantwortlichkeiten, Richtlinien und Governance. Regelmäßige Audits und Bereitschaftsmaßnahmen zur Behebung von Abweichungen sind Teil des Reifegrads.

Standards und bewährte Verfahren umfassen ISO/IEC 19770-1 für SAM, interne Kontrollen und Risikoanalysen. Herausforderungen sind Schatten-IT, komplexe Lizenzmodelle, Virtualisierung, Multi-Cloud-Nutzungen, Lizenz-Verschachtelungen und unklare Nutzungsdaten.

Unterstützt werden Lizenzmanagement-Tools, Software-Asset-Management-Lösungen, Discovery- und Cloud-Management-Plattformen sowie Vertragsdatenbanken. Nutzen ergeben sich aus besserer Compliance, reduzierten Gesamtkosten, höherer Transparenz und geringem Geschäftsrisiko.