Leveranciergegevens

Leveranciergegevens, meestal aangeduid als leveranciersgegevens, zijn de informatie die een organisatie over leveranciers bijhoudt in zijn inkoop- en financiële systemen. De term komt in sommige systemen voor als variant, maar leveranciersgegevens is de gangbare benaming. Deze data vormen de leverancier-masterdata die essentieel is voor inkoop, facturatie, contractbeheer en leveranciersrisicobeheer.

De kerngegevens omvatten identificatie en contact (juridische naam, handelsnaam, rechtsvorm, btw-nummer, KvK-nummer, adres, land en hoofdcontactpersoon), financiële informatie (bankrekening, IBAN en BIC, betalingsvoorwaarden, valuta), operationele gegevens (leveringsvoorwaarden, leveringsadressen, doorlooptijden, minimum bestelhoeveelheden, codes voor producten of diensten), en contract- en complianceinformatie (referenties, prijslijsten, algemene voorwaarden, certificeringen, verzekeringen, sanction screening en anti-corruptieverklaringen).

Kwaliteit en governance: leveranciergegevens moeten accuraat en actueel zijn. Organisaties passen masterdatamanagement toe met validatie, deduplicatie, wijzigingsbeheer en een audittrail. Gegevensbescherming en toegangsbeheer beperken wie welke data kan zien en wijzigen. Retentie- en verouderingsbeleid bepaalt hoe lang gegevens bewaard blijven.

Gebruikers en toepassingen: deze gegevens worden gebruikt door inkoop, accounts payable, contractmanagement en risicobeoordeling. Ze maken automatisering mogelijk zoals PO-toewijzing, factuurmatching en leveranciersportalen. Uitwisseling met ERP-systemen vindt vaak plaats via standaarden als EDI/UBL en, waar relevant, codes zoals GLN.