Kostnadsunderlag

Kostnadsunderlag är ett dokument eller en samling beräkningar som utgör underlaget för kostnader i ett projekt, en upphandlingsprocess eller ett affärsbesluts. Det fungerar som grund för budgetering, prisbedömning och jämförelse av olika alternativ.

Syftet med kostnadsunderlaget är att tillhandahålla en transparent och spårbar kostnadsbas så att beslut kan fattas på underlag som är kopplat till projektets omfattning och krav. Det används ofta i upphandlingar, kontraktsförhandlingar och vid uppföljning av kostnader under projektets genomförande.

Innehåll och struktur brukar vanligtvis inkludera: kostnadselement som arbetskraft, material, maskiner och utrustning, underentreprenörer, resor och andra direkta omkostnader, indirekta kostnader och överarbetning, administrationskostnader, vinst eller täckning av risker samt en avsättning för osäkerheter eller kontingens. Beräkningar baseras på enhetspriser, historiska data, marknadspriser eller parametriska modeller och omfattar antaganden om omfattning, tidsplan, valuta och inflation. Dokumentet specificerar metodik, datakällor, antaganden och giltighetstid.

Processen att ta fram ett kostnadsunderlag innefattar insamling av data, val av estimeringsmetod (bottom-up, parametric eller analogi), validering och godkännande samt kommunikation till berörda parter. Underlaget uppdateras vid förändringar i omfattning, prisnivåer eller tidsplan.

Användningen inkluderar att stödja upphandlingsbedömningar, kontraktsförhandlingar och budgetuppföljning. Osäkerheter hanteras ofta genom riskbuffert och känslighetsanalyser. Ett väl underbyggt kostnadsunderlag är centralt för tydlig uppföljning, kontroll och förändringshantering i projekt.