Kostenvorgaben

Kostenvorgaben sind Kostenrahmen, die von Auftraggebern festgelegt werden und als Obergrenze oder als Zielkosten dienen. Sie bilden in der Planung und Ausschreibung die Grundlage für Kostenkontrolle, Vergleichbarkeit von Angeboten und Transparenz des Beschaffungsprozesses. Im öffentlichen Beschaffungswesen werden Kostenvorgaben oft in den Ausschreibungsunterlagen definiert, damit Bieter ihre Angebote darauf ausrichten können. Sie helfen, wirtschaftliche Effizienz zu sichern und Steuer- bzw. Haushaltsvorgaben einzuhalten.

Kostenvorgaben unterscheiden sich von Kostenvoranschlägen. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten, typischerweise vom Bieter oder Auftragnehmer erstellt. Kostenvorgaben dagegen sind Vorgaben des Auftraggebers und dienen der Bewertung der Angebote. In Großprojekten können Kostenvorgaben aus einem Kostenrahmen bestehen, der Obergrenzen (Kostenobergrenze) und ggf. Zielkosten (Sollkosten) sowie Puffer für Risiken umfasst.

Während der Projektdurchführung dienen Kostenvorgaben als Kontrollinstrument: Abweichungen von den Vorgaben müssen erläutert, genehmigt oder korrigiert werden. Anpassungen können durch Nachträge, Anpassung des Leistungsumfangs oder erneute Schätzungen erfolgen.

Kostenvorgaben tragen zur Planbarkeit, Budgettreue und Fairness in Beschaffungsprozessen bei, können jedoch bei zu starrer Fixierung zu Verzögerungen führen, wenn sie nicht realistisch sind oder sich Rahmenbedingungen ändern.