Intakeformulieren

Intakeformulieren zijn formulieren die aan het begin van een dienstverlening worden ingevuld om een eerste beeld te krijgen van de cliënt, diens situatie en de benodigde ondersteuning. Ze vormen een uitgangspunt voor planning, beoordeling en vervolgstappen en komen voor in diverse sectoren zoals de gezondheidszorg, maatschappelijke zorg, onderwijs en bij zakelijke dienstverlening waar een eerste intake vereist is.

Een intakeformulier bevat doorgaans gegevens zoals persoonsgegevens en contactgegevens, maar ook informatie over de reden van contact, leef- en woonsituatie, sociale factoren, medische voorgeschiedenis en huidige klachten of behoeften. Ook doelstellingen, gewenste resultaten en risicofactoren kunnen aan bod komen. Naast informatie over de cliënt zelf kan vaak toestemming voor gegevensverwerking en privacyverklaringen worden gevraagd.

De manier van invullen kan digitaal of op papier gebeuren, soms met ondersteuning van tolken of hulpverleners. Na invulling worden de gegevens geanalyseerd door professionals en gebruikt om een passend plan of traject te formuleren. Belangrijke aandachtspunten zijn privacy en veiligheid, inclusief verwerking volgens de geldende wetgeving, zoals gegevensminimalisatie, doelbinding, bewaartermijnen en beperkte toegang.

Toegankelijkheid en duidelijkheid zijn essentieel: taalgebruik moet begrijpelijk zijn en waar nodig kan men meertalige versies of aanvullende uitleg bieden. Dataverzameling moet relevant zijn voor het doel van de intake; bij onduidelijke vragen kan aanvullend gesprek nodig zijn.

Intakeformulieren worden toegepast in onder meer gezondheidszorg (hulpverlening en behandeling), sociale dienstverlening (huisvesting, ondersteuning bij problemen), onderwijs (re-integratie en begeleiding) en bedrijfsleven (klant- of werknemeronboarding).