Inköpsförfarande

Inköpsförfarande är en systematisk process som används när en organisation ska köpa varor, tjänster eller byggentreprenader. Syftet är att uppnå konkurrens, öppenhet och kostnadseffektivitet samt att säkerställa rättvisa behandling av leverantörer. Begreppet används framför allt inom offentlig sektor men kan också tillämpas av privata företag vid större upphandlingar.

Inom Sverige regleras inköpsförfarande i huvudsak av lagen om offentlig upphandling (LOU) och kompletterande föreskrifter. LOU implementerar EU-direktiv och anger hur upphandlingar ska genomföras, vilka förfaranden som får användas samt vilka krav som ställs på parterna. I offentlig sektor är transparens, likabehandling och proportionalitet centrala principer. Privata aktörer kan ha interna policys och upphandlingsrutiner som följer liknande principer.

Vanliga upphandlingsförfaranden är öppet förfarande och begränsat förfarande. Konkurrenspräglad dialog och förhandling används i mer komplexa eller högre riskupphandlingar. Valet av förfarande påverkas av upphandlingens art, värde och tidsram samt av omständigheterna runt behovet. Förfarandena innebär olika sätt att annonsera, begära in anbud och utvärdera erbjudanden.

Processen omfattar vanligtvis behovsanalys och budget, marknadsöversikt, upprättande av förfrågningsunderlag, offentliggörande och inbjudan till anbud, inlämning och utvärdering av anbud mot förutbestämda kriterier, tilldelning av kontrakt och avtalsförhandling samt senare uppföljning och kontraktshantering. Bedömningskriterier kan inkludera pris, teknisk kvalitet, leveransförmåga, hållbarhet och sociala eller miljömässiga krav.