Dokumentformate

Dokumentformate bezeichnet die Art und Weise, wie digitale Dokumente gespeichert und angezeigt werden. Sie definieren Inhalt, Struktur, Layout, Metadaten und oft auch die Unterstützung von Multimedia. Formate unterscheiden sich in Offenheit, Interoperabilität und Langzeitverfügbarkeit. Proprietäre Formate binden den Nutzer an bestimmte Softwarehersteller, während offene oder standardisierte Formate besser für langfristige Nutzung und Archivierung geeignet sind.

Zu den gängigen Typen gehören Text- und Layoutformate wie DOCX (Microsoft Word), ODT (OpenDocument Text) und RTF, die neben reinem Text oft Formatierungen, Bilder und eingebettete Objekte speichern. PDF und PDF/A dienen der zuverlässigen Darstellung von Dokumenten unabhängig von Software und Betriebssystem; PDF/A ist speziell auf Archivierung ausgerichtet. Textformate wie TXT ermöglichen einfachen, unverarbeiteten Text, während strukturierte Formate wie XML und JSON Daten in maschinenlesbarer Form abbilden. HTML wird für webbasierte Dokumente genutzt. Für Publikationen eignen sich EPUB oder MOBI, die speziell für E-Books optimiert sind. Weitere Formate wie CSV speichern tabellarische Daten, während LaTeX als Quellformat für wissenschaftliche Dokumente dient.

Wichtige Eigenschaften von Dokumentformaten sind Struktur, Darstellungsumfang, Unterstützung von Metadaten, Barrierefreiheit und Kompatibilität mit Software-Ökosystemen. Langzeitverfügbarkeit verlangt oft offene Standards, klare Spezifikationen und Fokus auf Text- oder PDF/A-basierte Repräsentationen, um Abspielbarkeit über Jahre hinweg zu sichern. In der Praxis verwenden Organisationen häufig eine Mischung aus Formaten, abhängig von Zweck, Bearbeitbarkeit, Archivierungsbedarf und verfügbaren Werkzeugen.