Dokumentennummer

Eine Dokumentennummer ist ein eindeutiger Bezeichner, der einem Dokument innerhalb einer Organisation zugewiesen wird, um es eindeutig zu identifizieren, zu verfolgen und zu finden. Sie dient der Nachvollziehbarkeit und dem Versionmanagement und wird häufig in Verbindung mit Metadaten verwendet.

Zweck ist die eindeutige Identifikation über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments hinweg, einschließlich Erstellung, Überprüfung, Genehmigung, Verteilung, Änderung und Archivierung. Eine klare Numerierung erleichtert das Auffinden, das Tracking von Revisionen sowie die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen.

Aufbau und Formate variieren je nach Organisation. Typische Strukturen kombinieren Präfixe (Abteilung oder Projekt), eine fortlaufende Zahl, Jahresangabe und gegebenenfalls eine Revisionsbezeichnung. Beispiele: PROJ-2024-001, QMS-INV-00023-RevA. Manchmal werden auch Datumsangaben oder Versionen wie Rev 2 verwendet.

In Dokumentenmanagementsystemen oder Aktenverwaltungssystemen wird die Dokumentennummer oft als Pflichtmetadatum geführt, verknüpft mit Titel, Autor, Status, Freigabedatum, Gültigkeits- oder Ablaufdatum und Stichwörtern. Such- und Filterfunktionen ermöglichen rasches Auffinden.

Best practices umfassen eine konsistente Formatierung, eindeutige Fortführung der Nummern über Zeit, Berücksichtigung von Revisionen, klare Zuordnung von Version/Status, und zentrale Richtlinien zur Nummerierung. Änderungen sollten die vorherigen Versionen nachvollziehbar halten.

Relevante Standards und Richtlinien können ISO 9001, ISO 15489 oder organisationsspezifische Policies betreffen; diese legen meist keine feste Nummernform fest, verlangen aber klare Dokumentation, Nachverfolgbarkeit und Aufbewahrung.