Datenräume

Datenräume sind sichere, strukturierte Räume oder digitale Plattformen, die den kontrollierten Austausch vertraulicher Dokumente ermöglichen. Ursprünglich als physische Räume in Banken, Anwaltskanzleien oder Notariaten genutzt, haben sich Datenräume durch virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs) zu einem zentralen Instrument in der Due-Diligence-Phase von Transaktionen entwickelt.

Zu den Kernfunktionen gehören granulare Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Dokumentenmanagement, Versionierung und Indizierung, Audit-Trails zur Nachverfolgung von Aktivitäten, Wasserzeichen sowie zeitliche Beschränkungen. Die meisten VDRs verwenden Verschlüsselung während Übertragung (TLS/SSL) und Speicherung (AES-256) sowie Mehr-Faktor-Authentifizierung.

Typische Anwendungsbereiche sind Mergers & Acquisitions (Due Diligence), Kapitalbeschaffung, Rechtsstreitigkeiten, Immobilientransaktionen und regulatorische Prüfungen, bei denen sensible Informationen wie Verträge, Finanzdaten oder geistiges Eigentum geschützt bleiben müssen.

Im Bereich Sicherheit und Compliance orientieren sich Datenräume an Standards wie ISO 27001 und SOC 2; Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO gelten je nach Hosting-Standort und Nutzerkreis. Anbieter unterscheiden zwischen physischen Datenräumen (in der Praxis selten genutzt) und digitalen Datenräumen, die in der Regel cloudbasiert oder als gemietete Infrastruktur angeboten werden. Die Wahl eines Datenraums hängt von Anforderungen an Sicherheit, Zugriffskontrollen, Audits und Kosten ab.

Historisch markierten Datenräume den Übergang vom physischen Dokumentenaustausch zu digitalen, sicheren Plattformen. Seit den 2000er-Jahren haben virtuelle Datenräume in vielen Branchen die Due-Diligence-Prozesse standardisiert und prägen Vertraulichkeits- und Compliance-Praktiken bei großen Transaktionen.