Contactpersonen

Een contactpersoon is een persoon die is aangewezen als het belangrijkste aanspreekpunt voor een specifieke groep, activiteit of situatie. Deze persoon fungeert als spil in de communicatie tussen partijen, verzamelt informatie en coördineert reacties.

Belangrijkste taken: onderhouden van up-to-date contactgegevens; beantwoorden van vragen; doorverwijzen naar relevante medewerkers; tijdig informeren; documenteren van interacties; afspraken of vergaderingen coördineren.

Toepassingsgebieden: in organisaties als klantenservice, projectteams of samenwerkingsverbanden; bij administratieve of aanbestedingsprocessen; bij evenementen; in wettelijke of toezichthoudende contexten waar een aangewezen contactpersoon vereist is.

Werving en governance: een contactpersoon wordt meestal aangesteld door een leidinggevende of projectleider; zijn of haar gegevens worden opgenomen in officiële documenten of op de website; vaak wordt een vervanger of back-up toegewezen voor afwezigheid.

Privacy en gegevensbescherming: het contactgegeven moet voldoen aan relevante privacywetgeving; alleen noodzakelijke informatie delen; procedures voor bijwerking en bewaartermijnen; respecteer voorkeurscommunicatiemethoden van betrokkenen.