Belegdaten

Belegdaten bezeichnen in der Buchführung und im Datenmanagement die Daten, die einen Beleg beschreiben – ein Dokument oder eine Transaktion, die buchhalterisch erfasst wird. Sie bilden die zentrale Grundlage der Finanzbuchführung, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Revision.

Belegdaten gliedern sich typischerweise in Belegkopf und Belegpositionen. Der Belegkopf enthält Belegnummer, Belegdatum, Belegart, Geschäftsvorfall, Buchungskreis und Mandant. Belegpositionen umfassen die einzelnen Buchungsposten mit Sachkonto, Gegenkonto, Betrag, Steuersatz, Währung, Menge, Kostenstelle und Kostenträger. Zusätzlich kommen Metadaten wie Bearbeiter, Freigabe-Status, Workflow-Informationen sowie Archivierungskennzeichen hinzu.

Belegdaten werden in ERP- und Dokumentenmanagementsystemen genutzt. Sie ermöglichen die Buchung auf Haupt- und Nebenbücher, Umsatzsteuerberechnungen, Kontenabstimmung, Controlling und Berichterstattung. Für die Archivierung sind sie revisionssicher zu speichern und goBD-konform aufzubewahren.

Die Qualität von Belegdaten ist entscheidend: Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Konsistenz sind Voraussetzungen für verlässliche Finanzprozesse. Rechts- und Compliance-Anforderungen wie GoBD prägen die Speicherung und den Zugriff auf elektronische Belege.

Durch Digitalisierung, E-Invoicing-Standards und standardisierte Formate (z. B. XRechnung) wird der Austausch und die Verarbeitung von Belegdaten zwischen Systemen erleichtert. Belegdaten spielen damit eine zentrale Rolle in der modernen Finanz- und Belegverwaltung.

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